為展覽會(huì)招攬專(zhuān)業(yè)觀眾是展會(huì)主辦機(jī)構(gòu)的責(zé)任，而在展會(huì)期間把觀眾吸引到自己的展位前就是各參展企業(yè)自己的責(zé)任。同一個(gè)展會(huì)對(duì)不同的參展企業(yè)來(lái)講可能意味著截然不同的效果。作為參展企業(yè)，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到利用進(jìn)行展會(huì)營(yíng)銷(xiāo)也是一個(gè)系統(tǒng)工作。
(一)明確參展目標(biāo)
參展目標(biāo)的制定要配合企業(yè)整體的市場(chǎng)策略，具有實(shí)際性和可衡量性。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)參展主要會(huì)有以下幾個(gè)目標(biāo)：
新產(chǎn)品宣傳推廣;
融洽客戶(hù)關(guān)系，維持與老客戶(hù)的接觸;
接觸更多的潛在客戶(hù)和行業(yè)人士，認(rèn)識(shí)實(shí)力強(qiáng)大的買(mǎi)家;
企業(yè)形象宣傳，產(chǎn)品品牌提升;
收集市場(chǎng)信息，進(jìn)行實(shí)地調(diào)研;
找到新的市場(chǎng)推銷(xiāo)思路;
企業(yè)每次參展的目標(biāo)不會(huì)是單一的，根據(jù)各自的實(shí)際情況都會(huì)有所側(cè)重。明確的參展目標(biāo)是展會(huì)營(yíng)銷(xiāo)成功的關(guān)鍵，后續(xù)的工作都是圍繞著參展目標(biāo)展開(kāi)的。
(二)研究并選擇展覽會(huì)
每年，各地同一題材的主題展會(huì)都有不少，其內(nèi)容﹑規(guī)模、功能都會(huì)有所差別。到底選擇參加哪些展會(huì)，則要結(jié)合參展目標(biāo)，根據(jù)公司的市場(chǎng)策略，具體分析、認(rèn)真選擇。
研究行業(yè)動(dòng)向，了解行業(yè)相關(guān)的公司﹑行業(yè)協(xié)會(huì)和行業(yè)雜志都參加了哪些重要的展會(huì)，擬定出可能參加的展覽會(huì)名單。
與各展會(huì)經(jīng)理交流，了解前幾屆展會(huì)的觀眾數(shù)量﹑職業(yè)分布﹑地理分布和交易類(lèi)別;了解往屆參展商的數(shù)量，有哪些知名企業(yè)參展及其參展力度。同時(shí)，應(yīng)盡可能要求展會(huì)經(jīng)理寄上一份詳細(xì)的招展說(shuō)明和往屆展會(huì)的分析報(bào)告，從中判斷各展會(huì)的質(zhì)量和特色。
比較各展會(huì)舉辦的時(shí)間﹑地點(diǎn)和展位費(fèi)用。這些與企業(yè)的整體市場(chǎng)計(jì)劃是緊密聯(lián)系在一起的。展會(huì)舉辦的時(shí)間﹑地點(diǎn)的不同，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)參加展會(huì)的側(cè)重目標(biāo)有所不同。例如，參加一個(gè)在企業(yè)業(yè)務(wù)尚未開(kāi)拓的區(qū)域舉辦的展會(huì)，其重點(diǎn)可能就會(huì)放在產(chǎn)品宣傳推廣﹑市場(chǎng)調(diào)研等方面;而在一個(gè)企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展較成熟的區(qū)域舉辦的展會(huì)，其重點(diǎn)則可能會(huì)放在企業(yè)形象宣傳﹑品牌提升，融洽客戶(hù)關(guān)系等。
這里，應(yīng)該提一下展位費(fèi)用。“展位費(fèi)用”僅僅是整個(gè)參展計(jì)劃中的一部分。企業(yè)實(shí)施整個(gè)參展計(jì)劃，還要因此支付相關(guān)的差旅費(fèi)﹑運(yùn)輸費(fèi)﹑資料費(fèi)和宣傳費(fèi)用等。對(duì)參展企業(yè)來(lái)講，展位費(fèi)用與參展效果，要統(tǒng)一考慮，不能顧此失彼。
同時(shí)，還可以通過(guò)上門(mén)或電話(huà)拜訪(fǎng)一些與自己沒(méi)有競(jìng)爭(zhēng)的參展企業(yè)﹑相關(guān)的行業(yè)協(xié)會(huì)和雜志社，以了解展會(huì)主辦機(jī)構(gòu)的組織能力﹑展會(huì)的觀眾特征等;從以往的展會(huì)目錄中，可以知道哪些公司參加過(guò)該展會(huì)，比較這些公司是否每屆都參展及參展的力度。
(三)參展準(zhǔn)備工作
在企業(yè)確定好要參加的展會(huì)后，就進(jìn)入到了參展準(zhǔn)備這個(gè)事務(wù)性的工作階段。組織經(jīng)驗(yàn)較豐富的展會(huì)主辦機(jī)構(gòu)此時(shí)一般都會(huì)向參展企業(yè)提供一份詳細(xì)的參展商手冊(cè)，對(duì)其在該階段應(yīng)該完成的準(zhǔn)備工作和時(shí)間期限都會(huì)提出要求。
企業(yè)參展負(fù)責(zé)人應(yīng)保持與展會(huì)經(jīng)理的聯(lián)系，充分做好以下幾個(gè)方面的工作：
展位的選擇與確認(rèn);
展位的設(shè)計(jì)與搭建;
展品運(yùn)輸;
各種宣傳資料﹑贈(zèng)品或禮品等的準(zhǔn)備;
工作人員和展位人員的培訓(xùn);
展會(huì)期間的食宿安排;
(四)展前促銷(xiāo)
市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，使得展前促銷(xiāo)在整個(gè)展會(huì)營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃中變的越開(kāi)越重要，其效果也更顯突出。一個(gè)策劃良好的展前促銷(xiāo)能夠象廣告一樣達(dá)到很好的宣傳效應(yīng)，增大參展企業(yè)在展會(huì)期間受關(guān)注的力度。一般的展前促銷(xiāo)計(jì)劃有：
直接郵寄：在展會(huì)前，通過(guò)電子邀請(qǐng)﹑郵寄宣傳材料，或者與主辦機(jī)構(gòu)合作在其對(duì)外的郵寄資料中宣傳，讓你的合作和潛在的客戶(hù)知道你將參加的一些行業(yè)展會(huì)和具體攤位號(hào)，在他們心目中樹(shù)立良好的形象。要注意把握好直接郵寄的時(shí)間與方式。
媒體宣傳：制定周密的媒體聯(lián)系計(jì)劃，選擇恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間通過(guò)報(bào)紙﹑行業(yè)刊物傳遞企業(yè)的參展信息和參展動(dòng)態(tài)。內(nèi)容力求新穎﹑明了。
展位贈(zèng)品：恰當(dāng)選擇的展位贈(zèng)品會(huì)給企業(yè)的展位帶來(lái)活力，有助于品牌認(rèn)知度的建立和招徠更多的潛在目標(biāo)客戶(hù)。贈(zèng)品要有個(gè)性，這樣才能走進(jìn)客戶(hù)的心里。還要注意所選用的贈(zèng)品的數(shù)量和質(zhì)量。高質(zhì)量的贈(zèng)品會(huì)給與會(huì)者留下深刻的印象，數(shù)量上則要根據(jù)觀眾類(lèi)別數(shù)據(jù)作充足的準(zhǔn)備。 同時(shí)，還應(yīng)該特別注意贈(zèng)品的派送方式。營(yíng)造贈(zèng)品稀缺的氛圍以激活贈(zèng)品的生命力，提高客戶(hù)對(duì)它的價(jià)值感。不要讓參觀者隨意拿取贈(zèng)品，而應(yīng)該把它作為一種“酬謝”贈(zèng)送給那些和公司代表交談或留下名片﹑填寫(xiě)客戶(hù)信息﹑觀看產(chǎn)品演示的專(zhuān)業(yè)觀眾。總而言之，創(chuàng)新的運(yùn)用各種獎(jiǎng)勵(lì)方法，能夠事半功倍，為你的展位吸引更多的注意力。
贊助活動(dòng)：在展會(huì)舉辦期間，成功的展會(huì)主辦機(jī)構(gòu)會(huì)組織各類(lèi)活動(dòng)，以使展會(huì)靈動(dòng)起來(lái)，錦上添花。參展企業(yè)可以根據(jù)需求與展會(huì)主辦機(jī)構(gòu)事先共同設(shè)計(jì)一些個(gè)性化的贊助活動(dòng)，增加公司對(duì)行業(yè)人士的曝光機(jī)會(huì)，提升形象!
傳統(tǒng)的展會(huì)期間贊助活動(dòng)有：
研討會(huì);
嘉賓宴會(huì);
開(kāi)幕式;
新聞工作室﹑貴賓休息室﹑網(wǎng)絡(luò)屋;
就餐區(qū)﹑穿梭巴士;
主題展示﹑評(píng)選活動(dòng) 等等
(五)展后階段
許多參展企業(yè)會(huì)發(fā)覺(jué)在展會(huì)期間參觀者很多，對(duì)該公司的產(chǎn)品也比較關(guān)注。可展會(huì)后的業(yè)務(wù)反饋效果卻不盡人意。這很可能是疏忽了展后階段的工作。古人云：“九十步者半百步”。展會(huì)的效果要反應(yīng)到最后的商業(yè)交易中，離不開(kāi)扎扎實(shí)實(shí)的﹑快速有效的展后工作的展開(kāi)。 展后工作一般包括即時(shí)跟蹤﹑后續(xù)跟進(jìn)和展后評(píng)估。
即時(shí)跟蹤：在展會(huì)期間，對(duì)那些很關(guān)注公司產(chǎn)品，或?qū)嵙^大的買(mǎi)家，要即時(shí)派出業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人與之接觸，安排更深入的商業(yè)交談。 后續(xù)跟進(jìn)：
一個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)良好的后續(xù)跟進(jìn)系統(tǒng)，能夠?qū)υ谡箷?huì)上所收集到的信息進(jìn)行快速而有效的分類(lèi)處理，并盡可能快速的與潛在目標(biāo)客戶(hù)建立進(jìn)一步的詳細(xì)聯(lián)系，使商業(yè)合作落到實(shí)處。后續(xù)跟進(jìn)主要有三種方法：直接材料郵寄﹑電話(huà)營(yíng)銷(xiāo)和上門(mén)拜訪(fǎng)。企業(yè)可根據(jù)不同客戶(hù)的實(shí)際情況，靈活的綜合運(yùn)用這些方法，使得后續(xù)跟進(jìn)的活動(dòng)順利展開(kāi)，為商業(yè)合作的成功實(shí)現(xiàn)做好鋪墊。
展后評(píng)估：展會(huì)營(yíng)銷(xiāo)是種持續(xù)的市場(chǎng)推廣手段，在許多知名的行業(yè)展會(huì)上我們幾乎每年都能看到該行業(yè)知名企業(yè)參展的身影。對(duì)眾多的參展企業(yè)來(lái)講，展會(huì)已成了一種強(qiáng)有力的市場(chǎng)推廣手段，同時(shí)也是業(yè)內(nèi)企業(yè)定期交流的一個(gè)平臺(tái)。
展后評(píng)估既是對(duì)該屆展會(huì)的一個(gè)總結(jié)，也是為下一次企業(yè)參展提供借鑒。主要有以下幾個(gè)方面的工作：
對(duì)當(dāng)前參展效果的分析，并與向前制定的參展目標(biāo)進(jìn)行對(duì)比;
進(jìn)行成本與成效的最終分析;
對(duì)未來(lái)參展提出建設(shè)性的建議;
總結(jié)報(bào)告，為企業(yè)調(diào)整或制定產(chǎn)品和市場(chǎng)策略提供依據(jù);
